広告宣伝費ゼロでマスコミに載る広報マーケティングの方法 32 「プレスリリースを送って終り」になっていませんか?

広告宣伝費ゼロでマスコミに載る広報マーケティングの方法
32 「プレスリリースを送って終り」になっていませんか?

FAX(メール)で送った場合は必ず電話でフォローしてください。FAX機(パソコンやネットワーク)のトラブルか何かで届いていない場合もあります。マスコミには大量にプレスリリースがFAX(メール)されてくるので埋もれてしまうこともあります。私も確かに送ったにも関わらず「いつ送ったのですか?見当たりませんので、もう一度送ってください」と言われたことが何度もあります。マスコミの皆さんが受信失敗でくちゃくちゃになったFAXを広げて送信先を確認し「FAX送信失敗しておられますのでもう一度送ってください」と電話してくれることはまずありません。

話は少し横道にそれますが、大切なことなので書きます。「送ったつもり」「伝えたつもり」「言ったつもり」というのが、コミュニケーションギャップの大きな要因のひとつです。少ししつこいくらい「届いているか」「伝わっているか」「聞いているか」確認してください。

自分のメッセージを確実に「届ける」「伝える」「聞いてもらう」のは、メッセージの送り手側の責任です。決してメッセージの受け手側の責任ではありません。どんなにしつこく「伝えたつもり」でも、受け手側に伝わっていなければ、それは全面的に送り手側の責任です。郵便ポストが赤いのも電信柱が高いのも伝え手側、すなわちあなたの責任です。マスコミ出身のPRコンサルタントの中には「プレスリリースを送ったフォローの電話はするな」とおっしゃる方が少なくありません。単なる確認のために電話されるのは迷惑だと言うのです。

一時私もその教えに従って電話するのを控えていました。すると、確かに送っているのに「すみません、見ていません。見落としていました」ということが何度か起こりました。記者さんによっては「遠慮せず確認のお電話くださいね。バタバタして見落としてしまうことがありますので」とおっしゃる方もいました。

それ以来私はどんなに迷惑そうな対応をされても、ここだけは取り上げてくれそう、この情報はこのメディアのお役に立てそう、というターゲットメディアに対しては、必ずフォローの電話をしています。むしろその方が日々ネタを探しているメディアに対して親切だと考えています。実際フォローの電話をすると「わざわざフォローの電話をいただいてありがとうございます、これからも情報提供よろしくお願い致します」と言われることも少なくありません。遠慮なくフォロー電話してください。迷惑そうにされたら即撤退すればそれほど嫌がられることはありません。そこでしつこく食い下がると嫌がられます。「秒」で丁重にお詫びして電話を切ってください。記者さんは忙しいので1分後には嫌な思いをしたことなど忘れています。

フォロー電話はどう掛ければよいかという質問もよく受けます。具体的なトーク例を記載しておきます。初めて電話するときはドキドキしますが、決してむずかしいことではありません。次の通りに話していただければ大丈夫です。マスコミはこの手の電話には慣れていますので、普通に対応してくれます。

(マスコミ)「はい、○○新聞です。」
(あなた)「お世話になっております。株式会社××の△△です。さきほど、プレスリリースをFAXさせていただいたのですが、届いているでしょうか?」
(マスコミ)「プレスリリースですね。いつごろFAXしていただきました?」
(あなた)「●分くらい前です。」
(マスコミ)「会社名をもう一度教えてもらえませんか?」
(あなた)「株式会社××です」

〈Aパターン〉
(マスコミ)「少しお待ちください・・・・ありました。××様ですね。」
(あなた)「もしよろしければ、少しだけプレスリリースのご説明をさせていただきたいのですが」

〈A―①パターン〉
(マスコミ)「それでは、簡潔にお願いいたします」
(あなた)「(簡潔にプレスリリースの内容を説明する)」
(マスコミ)(興味を持ったら質問してくるが、たいていは次のフレーズを言われる)
「それでは社内で検討して取材する場合のみこちらからご連絡いたします。申し訳ありませんが、必ずしも送っていただいたものが掲載になるとは限りませんので、ご了承ください。よろしくお願いいたします」
(あなた)「かしこまりました。ご検討よろしくお願い申し上げます」

〈A―②パターン〉
(マスコミ)「申し訳ありませんが、ただいま対応できる記者がおりません。必ず記者に渡しておきます。社内で検討して取材する場合のみこちらからご連絡いたします。申し訳ありませんが、必ずしも送っていただいたものが掲載になるとは限りませんので、ご了承ください。よろしくお願いいたします」
(あなた)「かしこまりました。ご検討よろしくお願い申し上げます」

〈Bパターン〉
(マスコミ)「少しお待ちください・・・・見当たりません。よろしければもう一度送っていただけませんか?」
(あなた)「かしこまりました。この後すぐにお送りいたします」
※この後FAXし、最初のトークに戻ってやり直す。

ただし、FAX(メール)を送って電話するタイミングには十分気をつけてください。記者さんが忙しいタイミングに送ってはダメです。社会人として当たり前のことですが、相手のタイミングに合わせて送ってください。

新聞記者であれば朝11時から12時までは夕刊の準備、夕方6時以降は翌日の朝刊の準備でバタバタしています。そんなときにFAXして電話フォローしようものなら、「マスコミがわかっていないやつ」と思われ、相手にしてもらえなくなります。

業界紙の記者さんと話していて「11時を過ぎてから電話してくる広報がいて困りました。その時間帯が忙しいことくらい常識じゃないですか。誰か教えてやれよと思いましたよ」と言われました。ひやっとしました。そのとき私はまだそのことを知りませんでした。裏でこんなふうに言われているんだな、これからは絶対に気をつけよう、と肝に銘じました。かなりあとになってから、その記者さんが遠回しに私のことを注意してくれたということに気づき、思わず赤面してしまいました。

プレスリリースを送るタイミングについては後で詳しくお伝えします。

次回に続けます。

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