広告宣伝費ゼロでマスコミに載る広報マーケティングの方法 34 取材対応の超具体的な方法

広告宣伝費ゼロでマスコミに載る広報マーケティングの方法
34 取材対応の超具体的な方法

取材依頼は電話で突然来ます。
そのときの取材対応の手順は以下の通りです。

⑴取材依頼内容確認
マスコミの取材申込を受けたら、依頼内容を確認し、「取材対応シート(ヒアリングパート)」を作成する。
社長など社内の了解が必要な場合マスコミには「内部で確認の上折り返し早急にご連絡します」と回答しておく

(取材対応シート現物例)

「取材対応シート(ヒアリングパート)」
取材案件名(例:新商品「ワインに合うおつまみ」)
取材社(例:読売新聞社神戸支社)
取材者(例:記者○○××様)
取材目的(例:新商品の取材)
取材日時(例:●月△日×時)
取材場所(例:自社A会議室)
取材対象(例:商品開発グループ××ブランドマネージャー)
取材内容(例:商品特長・開発の背景・目的・開発秘話・今後の戦略)
取材方法(例:個別インタビュー)
露出想定時期(例:未定)
露出想定場所(例:読売新聞社兵庫版)
露出想定サイズ(例:半2段程度)
露出想定他社(例:毎日新聞、産経新聞)

⑵取材可否の社内決定
「取材対応シート(ヒアリングパート)」をもとに、超特急で取材の可否を決定し、マスコミに連絡して取材日程・取材場所・取材対象の調整に入る。
ここで遅れるとマスコミは次の会社にあたりはじめる。マスコミ対応はスピードが勝負。もたもたしていると次はない、そんな世界。逆にここでスピーディに対応すると「あの会社は対応が早くて取材しやすい」と次の取材につながります。

※新聞掲載やテレビ放映などマスコミ露出の前に掲載内容や放映内容をチェックすることができないことを社内で徹底しておく。
業界紙誌・専門紙誌の場合は、事前チェックできる場合もあるが、あくまで事実関係や数字関係の誤りがないかチェックするため。文章や映像の修正などマスコミの編集制作権に関わる変更はできない
ただ、取材時や取材直後、マスコミに対し掲載内容や放映内容に対する「要望」は出すべき。特に社名や商品名の露出は大きく目立つように誘導すべき。
黙っていたら絶対に大きく取り上げてもらえない。礼儀正しくあつかましく。ただし、あくまで「要望」なので、マスコミがそれに従うとは限らない。特にNHKはほぼ無理。一応言うけど。

⑶マスコミに事前に質問項目・取材希望項目を出してもらい、社内で資料・情報を収集、それをもとに想定問答集を作成する

⑷「取材対応シート(対応戦略パート)」を作成する

「取材対応シート(対応戦略パート)」
目的(例:新商品の販売拡大)
目標(例:新商品の売上○億円)
ターゲット(例:20代~30代のキャリアウーマン)
訴求ポイント(例:日本初のワインに合うおつまみ商品シリーズ)
(言いたいこと・残したい印象)
(例:独自性・高付加価値など)
(言ってもよいが聞かれなければ言わないこと)
(例:売上目標・投資計画など)
(言ってはいけないこと・残したくない印象)(例:高価など)
準備物(例:商品パンフレット・会社案内・想定問答集・プレスリリース現物)

⑸資料・情報・お土産などの準備
初めての取材の場合は、
・プレスリリース現物
・商品パンフレット・チラシ・カタログ
・会社案内
・学生向け入社案内
・お土産(手土産):自社商品サービスに関連する千円程度のものがベスト。高額なものは受け取ってもらえないのでNG。特に朝日新聞は厳しい印象。

⑹取材対応事前打合せ
「取材対応シート(対応戦略パート)」と想定問答集(案)をもとに、社長など最終責任者・取材対象者・広報担当者と、取材対応の打合せを行い、想定問答集を確定する

このときのポイントは、
「言いたいこと・残したい印象」
「言ってもよいが聞かれなければ言わないこと」
「言ってはいけないこと・残したくない印象」

この3種類の最終徹底確認・共有です。
特に、出したい・出してもいい数字、出してはいけない・出したくない数字を最終確認する。
※事実を隠蔽するのではなく、事実ではないこと・不正確なことを報道されないため。一般の新聞・テレビは専門・業界紙誌とは異なり事前チェックできないので、重要な事実と数字はしつこく細かく確認するようにする

できれば「言ってはいけないこと・残したくない印象」はできるだけ少なくしてください。「あれもこれも言えません」では、「それならそもそもプレスリリースするな」と記者さんに言われてしまいます。もちろん「競合対策上言えないことは言えない」でかまいませんが、言い方には十分にご注意ください。「時期が来たら必ずお話します」など、誠実さの感じられる対応をしてください。

⑺取材対応直前打合せ
社長など最終責任者・取材対象者・広報担当者と、特に「言いたい内容・数字」「言ってはいけない内容・数字」を最終確認する
※マスコミに聞かれたこと以外は言わないことを基本にする(どのように解釈されて書かれるかわからない。事前チェックできないので慎重に対応すべき)

⑻取材対応時の注意点確認
社会人として当たり前のことを当たり前に実行すれば大丈夫。

・会社の入口付近や撮影想定場所の5S(整理・整頓・清潔・掃除・躾)
・お客様をお迎えするときと同様、失礼のないように、挨拶や言葉遣い、行動に注意する

⑼取材当日、直前にマスコミに了解を取る
・ICレコーダーによる取材を録音すること
・自社ホームページ等に掲載するため、取材風景を撮影・録画すること
・オフレコを依頼する場合があること

⑽取材本番
・広報担当者は必ず同席し、取材内容を記録
・誤解を招くような発言があれば、その場でフォローする
・出したい・出してもよい数字があれば、紙で用意しておき、その場で渡す
・取材風景を写真や動画で撮影する
・取材の終わりに、取材中に出てきた当方が対応すべき宿題をマスコミに最終確認する
・取材の終わりに、気になる点、デリケートな点があればマスコミとニュアンス確認する
・取材の終わりに、掲載(放送)想定日時を確認する
・自社の社名・商品名の露出最大化を依頼する

⑾議事録作成・マスコミ送付
できる限り早く取材議事録のポイントを取りまとめ、必要と判断すればマスコミに送付するとともに、関係者に共有する
特に数字や年号、事実関係の間違いが無いようにしつこく念押しする。いったん報道されてしまうと、後で訂正記事を出してくれることはほぼない

⑿取材後対応
マスコミからの問合せに迅速に対応する。もたもたしていると、露出される予定だった記事や放送はいとも簡単に飛ばされる。問答無用。スピードが命。食品メーカーの合食時代、競合他社が飛ばされ、そのおこぼれでテレビに取り上げていただいたことは1回ではない。明日は我が身。クイックレスポンスを徹底しよう。
といって、いい加減な回答は命取り。その時点で二度とそのマスコミには相手にされない。必ず社内で徹底的な裏取りをして回答する。

⒀露出後対応
記事・放送内容を見て内容に問題ないかチェックしできるだけ早く社長など幹部、取材対象者、関係者に共有。
万一事実誤認があれば社内協議の上悪質な場合は厳重抗議、訂正記事掲載要求。

⒁社内共有
朝礼や社内会議、ホームページ、社内報などで、取材風景などとともに、マスコミ掲載を報告
影響力の大きいメディアでの露出は、マスコミの許可を取ってホームページ等で掲載

⒂社内振り返り会
社長など最終責任者・取材対象者・広報担当者と、振り返り会を実施。
言いたいことが掲載されたか、言いたくないことが掲載されなかったか確認し、良かった点・今後の改善点を集約・次回以降の取材に活かす

⒇マスコミフォローアップ
マスコミにお礼のメール・電話等を行う
※取材や記事掲載はゴールではなく、関係づくりのためのスタート地点。

次回に続けます。

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